La puissance de la to do list: gagner du temps et être plus efficace!
Avez-vous parfois l’impression de ne pas avancer dans vos projets, de procrastiner régulièrement ou encore d’être débordé par tout ce que vous avez à faire ?
Alors la to do list est surement la solution pour vous !
Savoir ce que l’on a à faire pour savoir quand et comment la faire au mieux. C’est une des bases de l’organisation, que ce soit sur le plan personnel et/ou familial que sur le plan professionnel.
Les avantages de la to do list
Faire une liste de nos tâches permet :
- de ne rien oublier
- de libérer de la bande passante sur notre charge mentale
- de prioriser ce que l’on a à faire (et éventuellement de déléguer) selon nos objectifs et nos projets
- de gagner du temps
- de limiter la procrastination
- de ne plus stresser !
La mise en action
Concrètement je vous conseille d’utiliser le support qui vous convient le mieux. Une feuille de papier ou un bloc note, votre agenda ou bullet journal, les notes du téléphone ou une application spécifique, peu importe, choisissez le plus simple pour vous, le support que vous aurez le plus facilement sous la main.
Il faut distinguer 2 types de to do list (ou to do) :
- la to do list pour « se vider la tête » c’est-à dire, une simple liste de TOUTES les choses auxquelles vous pensez en ce moment, au niveau personnel, familial, professionnel, les amis, le sport, les sorties, les enfants etc…. L’intérêt est vraiment de tout poser sur le papier pour éviter que tout cela se télescope dans votre cerveau ! Il est judicieux de faire ce genre de liste régulièrement, toutes les semaines ou tous les 15 jours, selon vos besoins.
- à partir de cette liste « vidage de tête », vous établissez votre to do list de la journée ou de la semaine, selon l’urgence et l’importance de ce que vous avez à faire.
La to do list est valable dans la vie de tous les jours, mais également lorsqu’un évènement particulier se profile !
Que ce soit pour prévoir un beau voyage, organiser un anniversaire ou même un mariage, faire une to do list dédiée permet de regrouper toutes les infos au même endroit.
Pour une to do list efficace
Justement n’utilisez pas votre to do « vidage de tête » comme to do pour tous les jours. Vous n’y viendrez pas à bout en une journée, ni même en une semaine et vous serez déçu, frustré et vous allez culpabiliser.
Or ce n’est pas du tout l’objectif de la to do !
Elle doit vous faciliter la vie, pas l’assombrir !
Voici quelques astuces pour rendre votre to do list la plus efficace possible :
Priorisez vos tâches
Selon vos objectifs, l’urgence ou l’importance de la tâche. Ppour cela vous pouvez utiliser par exemple la matrice d’Eisenhower, que vous trouverez facilement sur Internet, pensez également à déléguer ce qui peut l’être.
Usez de précision
Soyez précis dans la description des choses à faire, pour avoir une vision claire et éviter ainsi la procrastination
Divisez votre tâche
Divisez une tâche en plusieurs petites sur la semaine par exemple, pour en diminuer la charge.
C’est la théorie des petits pas, une technique précieuse pour éviter la procrastination.
Utilisez des verbes d'action
Notez par exemple la différence entre ce 2 tâches à faire :
-> « espagnol »
-> « apprendre 1 verbe irrégulier espagnol et 20 nouveaux mots de vocabulaire »
Vous avez saisi la différence de perception ? Quelle tâche vous donne davantage envie ?
Utilisez des notions de temps et de durée
Là aussi, notez la différence entre ces 2 activités:
-> « sport »
-> « à 18h00 : consacrer 30 minutes à des exercices abdos-fessiers »
Vous pouvez vous référer à la méthode LIMITER inspiré de François Delivré (auteur de « le métier de coach ») et qui consiste, après avoir fixé un temps de travail dans la journée, à renoncer aux tâches dont la durée dépasse de ce temps de travail : on reste ainsi bien concentré sur l’essentiel : les tâches du jour. Les autres seront reportées, déléguées ou annulées.
Restez réaliste
Ne remplissez pas trop votre to do du jour. Soyez réaliste et notez au maximum 3 grandes tâches par jour, sous peine d’être déçu ou de culpabiliser.
S ’il vous reste du temps, et que vous en avez envie, vous pourrez toujours vous avancer en vous référant à votre liste « vidage de tête ».
Ou alors vous pourrez profiter d’un temps pour vous bien mérité !
Lachez prise
Posez-vous les bonnes questions vis à vis des (trop ?) nombreuses tâches à faire : est-ce que ces tâches servent mes objectifs et mes projets ?
Ces tâches valent-elles le coup de mon énergie et du temps que je vais leur consacrer ?
Parfois on veut en faire beaucoup (trop ?) alors que ce n’est pas utile. Bonne nouvelle donc, certaines de vos tâches vous tout simplement disparaitre !
La to do s’adapte à nos besoins
Chacun et chacune va trouver sa propre organisation avec la to do list, à quel rythme la faire, la consulter. Et ce rythme peut changer selon que ça soit votre to do pro ou perso, selon votre planning du moment, selon votre activité, selon votre famille etc… rien n’est figé et la to do ne demande qu’à s’adapter à vos besoins.
Si vous prenez de l’avance dans la gestion de vos tâches, c’est super ! Si au contraire vous prenez du retard pour cause d’imprévus, pas de souci, reportez ce qui est nécessaire au lendemain ou à quelques jours plus tard.
L’utilisation de la to do list est une habitude à prendre : idéalement vous pouvez faire un point en début de journée (ou mieux : la veille !) sur les choses à faire, puis checker à mi-journée et enfin le soir. Il y a des chances que vous vous référiez plus souvent à votre to do list, ne serait-ce que pour cocher chaque case, les unes après les autres, c’est tellement satisfaisant !
La satisfaction du travail accompli, de la journée efficace et des projets qui avancent !
Et une bonne dose de fierté vis-à-vis de nous-mêmes !
Concrètement: l’exemple de mes to do list
Dans mon organisation je fonctionne avec:
- Une to do list mensuelle, dans mon bullet journal, avec mes objectifs. Je la prépare à la fin du mois précédent. J’y note ce que je souhaite, ce vers quoi je tends, ce que j’aimerais faire dans les 30 jours à venir (que ça soit personnel ou professionnel). Et je m’y réfère quand je prépare mes to do list hebdomadaire et journalière.
- Une to do list hebdomadaire, toujours sur mon bullet journal (ou bujo): je fais un point le dimanche soir sur la semaine à venir. Puis je dispatche mes tâches selon mon planning et celui de ma famille.
- Une to do list quotidienne que je prépare sur l’appli TO DO IST la veille au soir, ou, moins souvent, le matin juste après le petit déjeuner. En fin de journée je valide sur mon bujo les tâches dont il est nécessaire que je garde la trace . Par exemple : lancer 1 machine de linge et l’étendre, je n’ai pas besoin de m’en souvenir la semaine prochaine ou dans 2 mois. En revanche, lorsque je lave nos draps, j’aime le noter pour programmer le prochain dans 15 jours.
Noter le soir les tâches que j’ai accomplies me permet également de faire le point sur ma journée, pour me féliciter (oui, oui, sinon qui va le faire ? 😉 ) et/ou réfléchir à comment m’améliorer. C’est un moment d’introspection important pour moi.
En ce moment particulier de l’année et à quelques semaines des fêtes, j’ai une to do list consacrée aux cadeaux de Noël (les idées puis les achats). J’en avais également une pour le calendrier de l’avent ! Grâce à elle ça a été une réussite, je n’ai rien oublié !
La to do list est un outil très puissant pour améliorer son organisation, gagner du temps et de la tranquillité d’esprit !
Et vous ? Utilisez-vous les to do list ? Tous les jours ou occasionnellement ? Quels avantages en tirez-vous ?
