La matrice d’Eisenhower: un super outil de priorisation

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Faire une to do list, c’est super pour s’organiser et très utile ! Nous l’avons déjà évoqué dans cet article. Mais ce n’est parfois pas suffisant. C’est là que la matrice d’Eisenhower intervient!

Une fois qu’on a une (longue !) liste de choses à faire, qu’est-ce qu’on fait ? Comment faire au mieux pour être efficace et gagner du temps ?

Pour cela il vous faut choisir. Choisir les tâches que vous allez accomplir et quand. Mais comment sait-on par quoi commencer ?

Un outil de priorisation

La matrice d’Eisenhower est un outil de priorisation efficace et assez simple d’utilisation car il n’y a que 2 critères de choix : est-ce que la tâche est urgente ? Est-ce que cette tâche est importante ?

Qui a créé cette méthode ?

La matrice d’Eisenhower a été conceptualisée à la suite d’une déclaration du 34ème président des Etats Unis Dwight E. Eisenhower dans les années 1950  : « J’ai 2 types de problème, les problèmes urgents et les problèmes importants. Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important ». 

Il a également dit « Les plans ne sont rien, c’est la planification qui compte », paroles qui renforcent encore l’utilisation de cette méthode d’organisation.

Le principe de la méthode

L’objectif de la matrice d’Eisenhower est de nous aider à être plus efficace, à optimiser notre temps et donc à gagner en productivité. 

Beaucoup utilisée en entreprise, la Matrice d’Eisenhower est également une méthode très efficace pour nos to do list personnelles ! 

Le fait de classer nos tâches selon leur degré d’urgence et d’importance parait tout simple mais cela permet de bénéficier de plusieurs avantages non négligeables :

  • En priorisant nos tâches, nous savons sur quoi nous concentrer et dans quel ordre. La planification est plus facile à faire, nous gagnons donc du temps !
  • Le nombre de tâches à effectuer, une fois cadrée par la matrice, parait ainsi beaucoup moins impressionnant et nous passons à l’action plus facilement. Pas de place pour la procrastination !
  • Le fait que les tâches soient cadrées, cela limite notre stress et tout parait plus simple et plus fluide!
to do list avec feuillage et café sur fond pêche | La colibri sorganise

La matrice d'Eisenhower concrètement

1/ Lister les tâches à faire

C’est le principe de la to do list, ni plus ni moins. Une feuille et un stylo, ou alors une note sur le téléphone, bref, ce qui vous convient le mieux!  

Plus de conseils sur la to do list juste ici 🙂

2/ les classer dans la matrice selon l'urgence et l'importance

Vous pouvez utiliser un tableau excel ou tout simplement une feuille de papier et en traçant 2 coups de crayons, vous obtiendrez votre matrice ! 

A savoir pour classer les tâches :

  • Une tâche est urgente lorsqu’elle doit être faite impérativement, immédiatement. Si elle n’est pas effectuée dans les temps, il y aura des conséquences.
  • Une tâche est importante lorsqu’elle sert vos objectifs à long terme. Elle apporte une valeur ajoutée, et sont donc celles dans lesquelles nous devons investir notre temps.

3/ Lire la matrice d'Eisenhower et agir en conséquence

a. Le 1er quadrant

urgent ET important = les tâches à faire

Ce sont les tâches à faire impérativement afin de servir nos objectifs. Nous devons les faire dans les meilleurs délais, et ne pas les faire aura des conséquences déplaisantes voire néfastes. 

Par exemple payer ses impôts avant la date butoir ou s’occuper de la réparation d’une fuite d’eau dans la salle de bain.

b. Le 2ème quadrant

important et non-urgent = les tâches à planifier

Ces tâches sont à programmer dans votre agenda dans des délais raisonnables pour servir vos intentions à long terme. Ne les négligez pas et ne les reportez pas indéfiniment (ou alors c’est qu’elles ne sont pas si importantes, dans ce cas, éliminez-les) 

Par exemple : préparer la fête d’anniversaire de la petite dernière dans 2 mois : c’est important pour vous et votre famille, mais rien d’urgent, vous pouvez planifier par exemple un temps pour chercher des idées de décorations sur Pinterest, puis une date pour donner les invitations et enfin prévoir un moment pour anticiper le menu et les courses du jour J.

Autre exemple : planifier une formation pour monter en compétence dans un domaine qui vous passionne !

c. Le 3ème quadrant

urgent et non-important = les tâches à déléguer

Il s’agit ici des tâches qui sont à faire rapidement mais qui ne requièrent pas votre expertise précisément. 

Ce quadrant est davantage utilisé dans le cadre professionnel, mais vous pouvez également déléguer au sein de votre famille !

Par exemple il faut aller chercher le pain à la boulangerie et votre sœur à la gare à 16h, si un membre de votre famille a également le permis de conduire, il peut s’en charger à votre place!

d. Le 4ème quadrant

non-urgent ET non-important = les tâches à supprimer

Enfin le dernier quadrant est dédié aux tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes, alors pourquoi s’en soucier ? Eliminez-les. 

Prenez un peu de recul : pourquoi avez-vous noter cette tâche à faire ? Si elle n’est pas importante pour vous et vos projets, peut-être est-ce une tâche que vous vous êtes imposée pour rentrer dans le moule ou faire comme les autres ? Ou bien par pression sociale ? Ou peut-être est-ce une tâche qui est importante pour vous mais que vous n’êtes pas en capacité de faire en ce moment ? Si c’est le cas, que vous en avez conscience et que vous pouvez vous en libérer, faites-le.  Cette tâche peut être mise en attente ou tout simplement supprimer de votre to do list. Qu’en pensez-vous ?

J’aime bien ce 4ème quadrant parce qu’il nous pousse à dire non et à poser nos limites, vis-à-vis de nous-mêmes et vis-à-vis des autres aussi.

Les « plus » de la matrice d'Eisenhower

  • La matrice d’Eisenhower est facile d’utilisation et de lecture
  • Il est possible de la personnaliser en utilisant des couleurs e/ou un nombre limité de tâches par quadrant
  • Son utilisation est possible dans la vie personnelle tout autant que dans la vie professionnelle.
  • Elle permet de gagner du temps.
  • Cette méthode facilite la prise de décision et donc le passage à l’action (si vous voulez en savoir plus sur comment vaincre la procrastination c’est ici!)
  • Elle permet d’augmenter la productivité, l’efficacité.
  • Elle permet enfin d’éliminer certaines tâches que l’on croyait nécessaires / obligatoires.

Les « moins » de la matrice d'Eisenhower

  • Il peut être difficile pour certaines tâches de différencier l’important du non important, et pour d’autres de différencier l’urgent de l’important 
  • Son utilisation est limitée avec les imprévus, par principe, mais c’est facilement remédiable en prévoyant dans son planning un créneau « tampon » pour gérer les imprévus plus facilement.

J’espère vous avoir donné envie d’essayer ! A vous de jouer !

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